La productividad es una cuestión de dominio y perspectiva. Dominio sobre ti mismo y tus recursos, perspectiva para decidir qué es realmente importante que merece tu atención.
El libro de los hábitos productivos, de Ben Elijah, es un manual de ayuda que posibilita, a través de la incorporación de 8 hábitos, convertir la procrastinación en productividad aprendiendo a gestionar mejor el tiempo, para poder completar sin esfuerzo, todas las tareas cotidianas.
A continuación presentamos una síntesis de los secretos para desarrollar cada uno de esos hábitos.
La efectividad es más importante que la eficacia
A medida que avances y domines los asuntos que te preocupan, serás más efectivo, pero también más eficaz de manera natural. Para conseguirlo, son necesarios tres cambios:
⇒ Busca la manera de gestionar la información; respeta la capacidad y limitaciones del cerebro para no sobrecargarte con toneladas de tareas por hacer.
⇒ Desarrolla un marco de referencia que te ayude a decidir qué merece tu atención.
⇒ Permítete la libertad de apartarte de los dos puntos anteriores para ser mas creativo, pero con la posibilidad clara de retomar el control y la perspectiva.
Cuando estos cambios se conviertan en hábitos, conseguirás tanto dominio como perspectiva. Empezaras a responder adecuadamente a las situaciones que enfrentes y a la información que llegue.
Hábito 1 Recopilar
Las ideas aparecen en cualquier momento
Es importante adquirir el hábito de grabar todas las cosas significativas que te pasen por la cabeza, expresándolas con palabras. Puede parecer algo básico pero, a veces, se ve obstaculizado por diferentes factores.
La generación de ideas es una auténtica cadena con tres partes bien diferenciadas:
1. Tener una idea
2. Hacer que salga
3. Tomar una decisión acerca de ella
Los verbos, sujetos y objetos forman la base una oración; una unidad independiente de pensamiento.
Cuando anotamos por escrito una idea, normalmente utilizamos un sustantivo que en ese momento asociamos a la idea. Por ejemplo, escribirías” chocolate” cuando tuvieras que comprar chocolates para el día de la madre.
Estos sustantivos contienen intenciones. Seguramente la intención es clara cuando anotamos el sustantivo, pero después la olvidamos fácilmente, por lo que deberíamos utilizar palabras explicitas.
Toma notas de tus intenciones para poder referirte a ellas, más adelante, pensando que tu “yo del futuro” es otra persona. Ten presente que no delegarías tus tareas en una persona que sólo utiliza un sustantivo. Hace falta más información para que la tarea tenga sentido.
“Comprar chocolates en el supermercado para el día de la madre”.
Verbo: Comprar
Sujeto: Chocolates en el supermercado
Objeto: Día de la madre
La posibilidad de añadir un verbo a la intención se convierte en una tarea, y el objeto expresa el resultado que se pretende. Esta oración es una pequeña perla de información que expresa la intención, pero que también incluye la información necesaria, para que más tarde, puedas entenderla al instante.
El bote salvavidas de las palabras
Al plasmar tus ideas en forma de palabras mediante alguna herramienta evitas la posibilidad de olvidarlas. Este bote salvavidas tiene dos efectos interesantes.
En primer lugar, al dedicar un poco de tiempo para apuntar la idea con la información necesaria, te aseguras de que queda adecuadamente registrada para poder prestar atención en el futuro. En concreto, el verbo y el objeto te permitirán poner en pie la tarea sin que sea necesario que recuerdes demasiado. Al delegar la tarea de esta manera te concedes la licencia de permitirte quitártela de la cabeza; Una sensación muy gratificante.
En segundo lugar, cuando en el futuro tengas que decidir qué hacer, estas tareas constituirán una fuente fiable de información. El cerebro sólo almacena una fracción de la información que genera como referencia para futuros pensamientos, como la planificación o la creatividad, si dejamos que funcione según sus propios mecanismos.
Este método para disponer de más información añade a los datos actuales que maneja el cerebro, los resultados que obtuvo en el pasado. Esto multiplica la calidad de los pensamientos.
Hábito 2 Procesar
Lo mejor es utilizar una serie de verbos simples a la hora de procesar las tareas recopiladas. Los mismos son aplicables a cualquier tarea:
Eliminar
Archivar
Hacer
Delegar
Aplazar
Esta lista constituye una cadena de decisiones sencillas:
Quieres hacer la tarea?
Esta es la pregunta más importante que te permite aplicar el control de calidad que específicamente obviaste al recopilar la idea.
Si la respuesta es si, pasa a la siguiente decisión.
Si es negativa, elimina o archiva la tarea según proceda. Para archivarla, puedes crear una lista: “algún día /quizás” o incluso anotarla en un diario.
Elimina tareas
El hecho de decir “no”, llegado a este punto, te permitirá centrarte y reducir la ambigüedad en el sistema.
Eliminar lo que no es útil de un solo golpe, es algo muy eficiente. Habrá elementos a desechar, porque lo habrás recopilado todo y este paso restaura la limpieza en el sistema.
En el sistema solo quedará lo que merezca estar.
Y esto nos plantea la pregunta: ¿Porque merece estar ahí?
La respuesta simplificará el resto del proceso de toma de decisiones.
Se puede hacer ahora en menos de dos minutos?
La regla de los dos minutos resulta útil por la misma razón: Nos ahorra las tareas improductivas.
– Si la respuesta es afirmativa, hazla inmediatamente. Te llevará el mismo tiempo hacer cualquier otra cosa, así que lo mejor es que te la quites del medio.
– Si la respuesta es no, anota la tarea en función del resultado deseado y pasa a la siguiente decisión.
Soy la persona adecuada para realizarla?
En el caso de las personas que trabajan en equipo es algo esencial.
– Si la respuesta es negativa, delega la tarea en la persona correspondiente.
– Si es afirmativa, pasa al siguiente apartado.
Ya has filtrado la lista de tareas y la has dejado reducida a las que quieres realizar, pero no puedes hacerlas: no puedes tacharlas inmediatamente ni delegarlas.
Esto significa que lo único que puedes hacer con ellas es planificarlas para el futuro con el objetivo de realizarlas más adelante.
Hay varias formas de hacerlo
⇒ Utilizar una lista sencilla de cosas por hacer divididas según su importancia: alta y baja.
⇒ Una planificación diaria de tareas que incorpore la idea de importancia alta e importancia baja organizadas por días.
⇒ Un sistema calendario/previsión, sin incluir el concepto de importancia, que te permita crear a diario una lista de tareas por hacer hoy en el calendario.
Hábito 3 Elegir las herramientas
Herramientas diferentes tienen ventajas diferentes
Los diversos métodos de información poseen diferencias entre ellos. Pueden describirse en función de dos características: entropía y abstracción.
Entropía se utiliza para describir la cantidad de información que puede producir un método de entrada. Con un lápiz puedes hacer formas en dos dimensiones mientras que con un teclado sólo puedes escribir una serie de caracteres en una dimensión.
La abstracción es la cantidad de comportamientos aprendidos a los que tenemos que someter la información antes de que pueda salir de la mente.
La herramienta adecuada para el trabajo
Cuando se trata de tomar notas, o simplemente de buscar inspiración, los métodos analógicos pueden ayudar a tu cerebro a que sintetice mejor la información. Vale la pena comprar una libreta para las reuniones.
Los eventos, conversaciones y momentos de inspiración son situaciones repletas de información que por lo general, no te permiten volver atrás para repasar datos, por lo que es necesario utilizar un método para recopilarlos.
Crear un trabajo terminado o transformar esta información en una estructura con significado requiere una mayor disciplina. En esos casos los métodos digitales son más apropiados para convertir las ideas en un trabajo coherente terminado, ya se trate de plasmarlas en un documento, de crear un boceto, una planificación o una estrategia.
Hábito 4 Poner en situación
Definir el contexto
Las imágenes se convierten en intenciones cuando inspiran ideas.
Las intenciones se convierten en tareas cuando añades un verbo.
Las tareas se convierten en acciones cuando las demoras para una situación futura, en la que pueda hacerse.
Darle sentido a la prioridad
Las prioridades solo tienen sentido cuando representan lo único en este mundo a lo que deberías decirle “si”. La prioridad de una determinada acción es irrelevante si estás en un contexto que no te permite realizarla.
¿Qué te parece si en lugar de ser lo más importante que deberías estar haciendo lo defines como lo más importante que puedes hacer? Así la prioridad se convierte en un concepto fluido, que generará una respuesta diferente en función del contexto.
Te permitirá cambiar de foco rápidamente para avanzar en tus proyectos a medidas que cambias de contexto. De esta forma podrás decidir fácil e instintivamente cuál es la acción más importante que puedes realizar en ese momento y esto te ayudará a centrarte correctamente en la situación en que te encuentres.
Hábito 5 Trabajar la memoria
Mide la memoria a corto plazo
A medida que experimentas y aprendes cosas, tu mente recopila grupos de información en bloques que pueden almacenarse en la memoria a corto plazo.
Estos bloques son, en realidad, entradas para recuperar y descargar fácilmente la información que se ha interiorizado y, a medida que dominas una actividad, los mismos automatizan la recuperación de mayor información.
La memoria a corto plazo es un espacio claro en el que las ideas se expresan y manipulan.
Hábito 6 El árbol de la importancia
Descubre que cosas te interesan
Existe una relación muy interesante entre las necesidades inmediatas y los deseos futuros. Las necesidades se basan en los deseos, y los deseos sólo son importantes cuando se convierten en necesidades profundas.
Piensa en una de tus tareas, en algo que tengas que hacer. Intenta encontrar los anhelos que subyacen a esta necesidad. Esto constituye una forma muy eficaz de autoanalizarte.
Descubrirás que las necesidades y los deseos están conectados por un hilo que representa la importancia. A medida que avances descubrirás sus aspectos ocultos que sirven de base a las cosas que haces. Por ejemplo, las tareas y los proyectos derivan en compromisos más fuertes y estos, a su vez, se basan en intereses, pasiones y preferencias que conforman tu carácter.
Hábito 7 Archivar
El proceso de archivar tiene poco que ver con crear información y mucho con tomar decisiones rápidas sobre que se queda y que se va. Este sistema requiere un entorno que permita tomar decisiones de forma instantánea. Lo mejor es utilizar herramientas de archivo digital y gestión del conocimiento.
Este deposito es, en realidad, una especie de memoria externa a largo plazo. Su función es equilibrar las dos necesidades en conflicto: fácil almacenamiento y fácil recuperación.
Un buen sistema debe permitir archivar los elementos correctamente y recuperarlos en cuestión de segundos. Si tienes que darle muchas vueltas para pensar donde colocarlos o donde pueden estar, entonces es demasiado complejo.
Puedes empezar la estructura o etiquetas a partir de los grandes nombres o áreas de responsabilidad. Cuando la información empiece a rebosar de estas categorías y recuperarla resulte difícil, considera la posibilidad de ramificarla, creando subcategorías que reflejen los compromisos y proyectos.
Hábito 8 Repasar y terminar
Revisión del proyecto
La revisión semanal es uno de los conceptos más importantes. Todas las semanas, comprueba todos tus proyectos para asegurarte de que están actualizados y en marcha. Conviene cerciorarse de que estén archivados en el lugar correcto.
Asegúrate de que todos los proyectos activos tengan una acción a realizar disponible o programada y aplazada para un contexto. También es un buen momento para hacer limpieza de los proyectos terminados o que no se realizarán. Debes achicarlos o ponerlos en espera, o incluso añadirlos a la lista “algún día / quizás” de tu deposito de información.
Es el momento oportuno de mirar el calendario y asegurarte de programar suficiente tiempo para las tareas importantes durante la semana que tienes por delante.
Una de las consecuencias interesantes de la era de la información es que el conocimiento, la memoria, el pensamiento y la creatividad cada vez están menos confinados a los límites de la mente. Por el contrario. La memoria se esta volviendo ambiental y simbólica, sobre todo a medida que desarrollas el hábito de tomar notas y realizar muchas tareas cognitivas mediante herramientas de recopilación o el depósito de información.
El cerebro es una herramienta creativa y decisiva. Es necesario externalizar en procesos ajenos al cuerpo aquellas tareas que el cerebro no conviene que gestione. Así puedes hacer que tu mente se centre en cuestiones significativas, sin tener que preocuparte por tomar decisiones equivocadas.
Libro
El libro de los hábitos productivos. Editorial LID
Autor
Ben Elijah: Formador, Conferenciante y Escritor. Parte de su carrera profesional la desarrolló en algunas de las empresas tecnológicas más grandes del mundo.
